Politica de confidențialitate

1 Operatorul de date

Denumire: APIMARTIN S.R.L. — operează sub marca comercială Duo Express

CUI: RO35435466

Sediu social: Strada Vasile Conta, Municipiul Iași, România

Autorizare ANCOM: Furnizor de servicii poștale notificat conform Deciziei nr. 925/2023

APIMARTIN S.R.L. acționează în calitate de operator independent al datelor cu caracter personal în sensul art. 4 alin. (7) din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

2 Categoriile de date pe care le prelucrăm

Categorie de date	Exemple concrete	Proveniență
Date de identificare	Nume, prenume, denumire firmă	Furnizate de client / beneficiar
Date de contact	Adresă livrare, telefon, email	Furnizate de client / beneficiar
Date operaționale	Număr AWB, status livrare, istoricul expedierilor, fotografii confirmare livrare	Generate în cursul prestării serviciului
Date financiare	Valoarea rambursului, facturile emise, IBAN pentru virarea rambursurilor	Furnizate de beneficiar / generate în facturare
Date de navigare	Adresă IP, tip browser, pagini accesate, durata vizitei	Colectate automat la accesarea site-ului
Date de comunicare	Conținutul mesajelor transmise prin email sau formularul de contact	Transmise voluntar de utilizator
Date pentru notificări livrare	Număr de telefon al destinatarului utilizat pentru trimiterea de SMS-uri de notificare (anunț ieșire în livrare, tentativă nereușită, confirmare livrare)	Furnizat de beneficiar pe AWB

Nu colectăm: date privind originea rasială sau etnică, opiniile politice, datele biometrice, datele privind sănătatea sau oricare altă categorie specială de date în sensul art. 9 GDPR.

3 Scopul și temeiul juridic al prelucrării

Scop	Temei juridic (Art. 6 GDPR)	Detalii
Executarea serviciilor de curierat	Art. 6(1)(b) — executarea contractului	Preluarea, transportul și livrarea trimiterilor poștale
Facturare și evidență contabilă	Art. 6(1)(c) — obligație legală	Legea 82/1991 privind contabilitatea, Codul fiscal
Respectarea obligațiilor ANCOM	Art. 6(1)(c) — obligație legală	OUG 13/2013, raportări statistice, reclamații prealabile
Tracking și confirmare livrare	Art. 6(1)(b) — executarea contractului	Sistem de urmărire AWB, notificări status, fotografii livrare
Gestionarea rambursurilor	Art. 6(1)(b) — executarea contractului	Încasare și virare sume ramburs
Răspuns la solicitări și reclamații	Art. 6(1)(b)/(c) — contract / obligație legală	Procedura de reclamații prealabile OUG 13/2013
Notificări SMS privind statusul livrării	Art. 6(1)(b) — executarea contractului	Anunț ieșire în livrare, tentativă nereușită, confirmare livrare — destinatarul este informat în mod rezonabil așteptat ca parte a serviciului
Îmbunătățirea serviciilor și securitate site	Art. 6(1)(f) — interes legitim	Analiza statistică anonimizată, protecție împotriva atacurilor

4 Destinatarii datelor

Datele tale pot fi accesate de sau transmise către următoarele categorii de destinatari, strict în limitele necesare:

Subcontractorii de livrare — persoane fizice sau juridice care execută livrarea în numele Duo Express, pe baza unui contract scris care include clauze de protecție a datelor
Procesatori de plată — furnizori de terminale POS pentru încasarea rambursurilor prin card
Furnizori de servicii IT — platforma de management AWB (app.duoexpress.ro), servicii de hosting, email, backup
Contabilitate și audit — firme de contabilitate sau auditori care prelucrează datele financiare în baza unui contract
Autorități publice — ANCOM, ANSPDCP, instanțe judecătorești, organe de urmărire penală, exclusiv la cererea expresă și în condițiile legii

Nu vindem, nu cedăm și nu închiriem datele tale personale unor terți în scop comercial. Niciun destinatar nu utilizează datele primite în alte scopuri decât cele strict necesare executării sarcinii pentru care au primit accesul.

5 Durata păstrării datelor

Categorie	Termen de păstrare	Baza legală
Documente contabile și facturi	10 ani de la data documentului	Legea 82/1991 privind contabilitatea
Date operaționale de livrare (AWB, tracking, fotografii)	12 luni de la data livrării	Termenul de prescripție reclamații OUG 13/2013 (6 luni) + marjă
Contracte comerciale cu beneficiarii	5 ani de la încetarea contractului	Codul civil — termenul general de prescripție
Reclamații și corespondență	3 ani de la soluționare	Termenul de prescripție a acțiunilor civile
Date de navigare (log-uri server, IP)	90 de zile	Interes legitim — securitate cibernetică
Mesaje prin formularul de contact	2 ani sau până la soluționarea solicitării	Interes legitim

La expirarea termenelor de mai sus, datele sunt șterse sau anonimizate ireversibil, cu excepția situațiilor în care legea impune păstrarea lor pe o perioadă mai lungă.

6 Drepturile tale

În calitate de persoană vizată, beneficiezi de următoarele drepturi garantate de GDPR:

Drept	Ce înseamnă în practică
Dreptul la informare (Art. 13-14)	Să fii informat cu privire la modul în care îți prelucrăm datele — ceea ce face această politică
Dreptul de acces (Art. 15)	Să obții o copie a datelor pe care le deținem despre tine
Dreptul la rectificare (Art. 16)	Să corectăm datele incorecte sau incomplete
Dreptul la ștergere (Art. 17)	Să soliciti ștergerea datelor când nu mai sunt necesare, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare
Dreptul la restricționare (Art. 18)	Să limitezi prelucrarea datelor tale în anumite circumstanțe
Dreptul la portabilitate (Art. 20)	Să primești datele tale într-un format structurat și să le transmiți altui operator
Dreptul la opoziție (Art. 21)	Să te opui prelucrărilor bazate pe interes legitim
Dreptul de a depune plângere (Art. 77)	Să sesizezi Autoritatea Națională de Supraveghere (ANSPDCP) dacă consideri că drepturile tale au fost încălcate

Cum îți exerciți drepturile:

Transmiți o cerere scrisă la contact@duoexpress.ro sau la sediul nostru din Strada Vasile Conta, Municipiul Iași
Incluzi în cerere: numele, datele de contact și o descriere clară a solicitării
Putem solicita verificarea identității înainte de a da curs cererii
Răspundem în termen de maximum 30 de zile calendaristice; termenul poate fi prelungit cu încă 60 de zile în cazuri complexe, cu notificarea ta prealabilă

Autoritatea de supraveghere din România:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
Website: www.dataprotection.ro · Email: anspdcp@dataprotection.ro

7 Transferuri internaționale de date

Datele tale sunt prelucrate în principal pe teritoriul României și al Uniunii Europene. Cu titlu de excepție, anumite servicii tehnice utilizate de site implică transferul adresei IP și al unor date tehnice de navigare către furnizori din SUA, după cum urmează:

Furnizor	Serviciu	Date transferate	Garanții
Google LLC (SUA)	Google Fonts — fonturi tipografice încărcate de pe serverele Google	Adresă IP, tip browser	EU-US Data Privacy Framework, aprobat de Comisia Europeană
Cloudflare Inc. (SUA)	CDN, protecție DDoS, optimizare performanță site — traficul site-ului trece prin infrastructura Cloudflare	Adresă IP, date de trafic web, cookie tehnic	EU-US Data Privacy Framework + Clauze Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană

Ambii furnizori participă la mecanismele de transfer aprobate de Comisia Europeană și oferă garanții adecvate în sensul art. 46 GDPR. Nu realizăm transferuri de date cu caracter personal către țări terțe în afara acestor situații tehnice minime și necesare funcționării site-ului.

8 Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul www.duoexpress.ro utilizează un număr minim de cookie-uri necesare funcționării:

Tip cookie	Scop	Durata
Cookie-uri tehnice esențiale	Funcționarea corectă a site-ului, securitate, navigare	Sesiune / max. 12 luni
Google Fonts	Încărcare fonturi din rețeaua Google — poate genera un cookie tehnic	Sesiune

Nu utilizăm cookie-uri de marketing, tracking comportamental sau rețele sociale. Poți gestiona cookie-urile din setările browserului tău. Dezactivarea cookie-urilor tehnice poate afecta funcționalitatea site-ului.

9 Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor tale, inclusiv:

Comunicații criptate HTTPS (TLS) pe toate canalele digitale
Control de acces bazat pe roluri — doar personalul autorizat accesează datele
Backup regulat al datelor în sisteme securizate
Angajamente de confidențialitate semnate de toți angajații și colaboratorii care prelucrează date personale
Proceduri de notificare a breșelor de securitate — notificăm ANSPDCP în termen de 72 de ore și, când este cazul, persoanele afectate

10 Date privind minorii

Serviciile Duo Express sunt destinate exclusiv persoanelor cu vârsta de minimum 18 ani sau persoanelor juridice. Nu colectăm în mod intenționat date cu caracter personal aparținând minorilor sub 16 ani. Dacă ai motive să crezi că am primit din greșeală date ale unui minor, te rugăm să ne contactezi imediat la contact@duoexpress.ro pentru ștergerea imediată a acestora.

11 Modificarea politicii

Putem actualiza această politică periodic pentru a reflecta modificările legislative, operaționale sau tehnologice. Data ultimei actualizări este afișată în antetul documentului. Modificările semnificative vor fi comunicate prin:

Publicarea noii versiuni pe www.duoexpress.ro/politica-confidentialitate.html
Notificare prin email transmisă beneficiarilor contractuali cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare

Continuarea utilizării serviciilor după data intrării în vigoare a modificărilor constituie acceptarea noii versiuni a politicii.

12 Contact pentru probleme de confidențialitate

Pentru orice întrebare, solicitare sau plângere legată de prelucrarea datelor tale cu caracter personal, ne poți contacta prin oricare dintre mijloacele de mai jos:

APIMARTIN S.R.L. — Duo Express

contact@duoexpress.ro

0371.232.669

Strada Vasile Conta, Municipiul Iași, România

Timp de răspuns: maximum 30 de zile calendaristice de la primirea solicitării.